Email đầu tiên mình nhận khi lên vị trí cán bộ dự án không phải lời chào mừng. Đó là một file Excel mười hai tab tên “Workplan_Y1_draft3”, kèm dòng nhắn: “Em xem lại giúp chị cột ngân sách quý 2, nhà tài trợ hỏi sao tập huấn lại dồn hết vào tháng 6”. Mình mất nguyên buổi sáng chỉ để hiểu tab nào nối với tab nào.
Nếu bạn đang tự hỏi project officer NGO làm gì, câu trả lời ngắn là: giữ cho một dự án chạy đúng thứ đã hứa với nhà tài trợ và với cộng đồng, trong khi hai bên đó không phải lúc nào cũng muốn cùng một thứ. Câu trả lời dài thì đi theo vòng đời dự án, nên mình kể theo thứ tự đó.
#1 Khi dự án vừa được duyệt
Thường thì project officer (cán bộ dự án) không viết đề xuất từ đầu. Đề xuất do nhóm phát triển chương trình hoặc quản lý dự án soạn, đôi khi có cán bộ cũ góp ý. Đến lúc tiền được duyệt, bạn nhận một bộ hồ sơ: văn kiện dự án, khung logic, ngân sách chi tiết, thỏa thuận tài trợ với vài chục trang điều khoản.
Việc đầu tiên là đọc. Đọc thật kỹ phần cam kết đầu ra và chỉ số, vì cả ba năm sau bạn sẽ bị đo bằng những con số trong đó. Mình từng thấy một dự án hứa “500 hộ được tập huấn kỹ thuật canh tác”, trong khi cả hai xã mục tiêu cộng lại chưa tới 600 hộ làm nông. Phát hiện sớm thì còn đề nghị điều chỉnh được. Phát hiện năm thứ hai thì khổ.
Tiếp theo là kế hoạch hoạt động năm đầu (annual workplan), làm cùng đối tác địa phương. Ở Việt Nam, đối tác có thể là hội phụ nữ huyện, phòng nông nghiệp, trạm y tế, một hợp tác xã. Bạn ngồi với họ để xếp lịch sao cho khớp mùa vụ, khớp lịch họp của xã, tránh Tết và mùa mưa lũ. Giai đoạn này cũng là lúc làm khảo sát đầu kỳ (baseline) nếu dự án có, thường phối hợp với người làm giám sát đánh giá.
#2 Những tháng “chạy hoạt động”
Đây là phần chiếm nhiều thời gian nhất, và cũng là phần khó mô tả nhất vì mỗi tuần một kiểu. Một tuần điển hình của mình hồi làm dự án sinh kế ở miền núi phía Bắc có thể gồm: hai ngày ở huyện tổ chức lớp tập huấn, một ngày đi kiểm tra mô hình trình diễn ở bản, một ngày ở văn phòng gom chứng từ và trả lời email, nửa ngày họp online với chuyên gia kỹ thuật, nửa ngày còn lại để viết biên bản.
Việc của cán bộ dự án trong giai đoạn này xoay quanh ba thứ đan vào nhau. Thứ nhất là hoạt động diễn ra đúng chất lượng: giảng viên đúng chuyên môn, người tham gia đúng đối tượng, tài liệu bằng ngôn ngữ người dân hiểu. Thứ hai là tiền chi đúng: đúng hạng mục ngân sách, đúng định mức, chứng từ đầy đủ chữ ký. Thứ ba là ghi lại được những gì đã xảy ra, vì không có bằng chứng thì với nhà tài trợ coi như chưa làm.
Có hôm mình về đến nhà nghỉ lúc chín giờ tối, mở laptop nhập danh sách ký nhận của 42 người tham gia, rồi phát hiện thiếu ba chữ ký. Sáng hôm sau quay lại bản trước khi đi tiếp xã khác.
Phần làm với con người mới là thứ ngốn sức. Trưởng bản muốn mời cả người không thuộc nhóm đối tượng. Cán bộ huyện muốn đổi ngày vì trùng đợt kiểm tra. Nhà tài trợ muốn có ảnh hoạt động nhưng nhiều người dân không thích bị chụp. Mỗi lần như vậy bạn phải cân: giữ đúng thiết kế hay linh hoạt để quan hệ với địa phương còn tốt. Không có công thức. Mình thường chọn linh hoạt ở chuyện nhỏ, giữ chặt ở chuyện liên quan đến đối tượng hưởng lợi và tiền.
Ai đang cân nhắc nghề làm dự án phát triển nên biết trước rằng “đi thực địa” nghe lãng mạn hơn thực tế khá nhiều. Đường đất mùa mưa, nhà nghỉ huyện, cơm bụi ba bữa, sóng điện thoại chập chờn. Có người thấy đó là phần đáng nhớ nhất của nghề. Có người làm hai năm thì xin chuyển về vị trí ít đi lại hơn.
#3 Báo cáo, mùa ai cũng sợ
Mỗi nhà tài trợ có mẫu báo cáo riêng và lịch riêng. Có nơi đòi báo cáo tiến độ sáu tháng một lần, có nơi theo quý, cộng thêm báo cáo tài chính tách riêng. Project officer thường là người viết bản nháp phần hoạt động: đã làm gì, bao nhiêu người tham gia (tách theo giới, theo dân tộc nếu có yêu cầu), chi bao nhiêu so với kế hoạch, chỗ nào chậm và vì sao.
Phần “vì sao” là chỗ người mới hay viết yếu. Viết “do thời tiết” thì chưa đủ. Nhà tài trợ muốn biết bạn đã làm gì để bù tiến độ, có cần điều chỉnh kế hoạch không, rủi ro đó còn tiếp diễn không. Người đọc báo cáo ở văn phòng khu vực hay ở trụ sở chính chưa từng đến bản của bạn, nên bạn phải viết sao cho họ hình dung được.
Báo cáo tốt không phải báo cáo toàn tin vui, mà là báo cáo khiến nhà tài trợ tin rằng bạn biết rõ dự án đang ở đâu. Mình học được điều này sau lần đầu viết báo cáo né hết vấn đề, rồi nhận lại email hỏi đúng những chỗ mình né.
#4 Đóng sổ dự án
Những tháng cuối dự án bận theo kiểu khác. Bạn phải chạy nốt hoạt động còn lại, nhưng không được dồn chi tiêu một cách vô lý chỉ để giải ngân hết. Phải làm thủ tục bàn giao tài sản (xe máy, máy tính, thiết bị mô hình) cho đối tác địa phương theo đúng quy định của nhà tài trợ. Phải phối hợp đánh giá cuối kỳ, đón đoàn đánh giá độc lập xuống thực địa, sắp xếp người để họ phỏng vấn.
Rồi đến báo cáo cuối kỳ và quyết toán. Kiểm toán dự án có thể rơi vào lúc hợp đồng của chính bạn sắp hết, nên nhiều người vừa trả lời câu hỏi kiểm toán vừa đi phỏng vấn chỗ mới. Đây là cái giá của việc hợp đồng gắn với dự án, và mình nghĩ ai vào nghề cũng nên chuẩn bị tinh thần cho nó.
#5 So với quản lý dự án ở doanh nghiệp thì sao
Nhiều bạn từ công ty phần mềm hay xây dựng hỏi mình: có giống project management không? Giống ở khung: phạm vi, tiến độ, ngân sách, rủi ro, các bên liên quan. Khác ở chỗ “khách hàng” của bạn có hai phía. Nhà tài trợ trả tiền nhưng không dùng sản phẩm. Cộng đồng dùng sản phẩm nhưng không trả tiền, và nhiều khi không có kênh nào để phàn nàn ngoài bạn.
Thêm nữa, thành công ở dự án phát triển khó đo hơn. Phần mềm chạy hay không chạy. Còn “người dân áp dụng kỹ thuật mới” thì phải đợi một hai mùa vụ mới biết, và có khi họ áp dụng một nửa vì lý do rất hợp lý mà thiết kế dự án không lường trước.
Nếu bạn quen với nhịp nhanh và kết quả rõ, công việc này có lúc sẽ khiến bạn sốt ruột. Nếu bạn thích ngồi nghe người khác kể chuyện, chịu được giấy tờ và không ngại đường xa, thì nó có nhiều thứ để học hơn bạn nghĩ. Mình vẫn giữ cái file workplan mười hai tab đó, giờ thì nhìn vào là biết ngay tab nào nối với tab nào.
