Người chấm đề xuất không đọc từ trang 1 đến trang 20. Mình biết điều này vì đã ngồi cả hai phía: viết đề xuất cho tổ chức nhỏ, và vài lần được mời vào hội đồng chấm sơ loại cho một quỹ nhỏ. Với vài chục hồ sơ trong hai tuần, ai cũng đọc theo kiểu nhảy cóc: phần tóm tắt, phần vấn đề, khung kết quả, ngân sách. Những phần còn lại chỉ được đọc kỹ khi bốn chỗ đó đã thuyết phục.
Vậy nên khi viết proposal xin tài trợ, câu hỏi hữu ích không phải “viết sao cho đủ” mà là “dồn sức vào đâu”. Dưới đây là cách mình chia sức, kèm so sánh giữa cách viết hay gặp và cách người chấm muốn đọc.
#1 Đọc kêu gọi đề xuất trước khi viết chữ nào
Nghe hiển nhiên nhưng mình vẫn thấy nhiều đề xuất trượt vì không khớp với kêu gọi (call for proposals). Mỗi quỹ có ưu tiên riêng về địa bàn, nhóm đối tượng, lĩnh vực, quy mô ngân sách, thời gian. Có quỹ ghi rõ tiêu chí chấm và trọng số từng phần ngay trong hướng dẫn. Nếu có, hãy in phần đó ra và dán cạnh màn hình.
Mình hay làm một việc nhỏ: chép từng tiêu chí chấm vào một bảng, rồi ghi bên cạnh đoạn nào trong đề xuất của mình trả lời tiêu chí đó. Tiêu chí nào chưa có đoạn trả lời là chỗ hổng. Việc này mất một buổi nhưng cứu được nhiều hồ sơ.
Thêm một điều: đọc phần câu hỏi đáp (FAQ) mà nhiều quỹ công bố sau khi mở kêu gọi. Ở đó hay có những chi tiết như “không tài trợ chi phí xây dựng” hay “ưu tiên tổ chức chưa từng nhận tài trợ”, đủ để bạn biết có nên nộp hay không.
#2 Bốn phần được đọc kỹ, và cách người ta đọc chúng
Bốn chỗ đó là tóm tắt, phần vấn đề và bối cảnh, khung kết quả, và ngân sách. Mỗi chỗ người chấm tìm một thứ khác nhau, và mỗi chỗ có một lỗi mình gặp đi gặp lại.
Phần tóm tắt nên viết sau cùng, khi bạn đã biết rõ mình đề xuất gì. Mình từng viết tóm tắt trước, rồi sửa hoạt động ba lần, và đến lúc nộp thì tóm tắt nói một đằng, ngân sách một nẻo. Người chấm nhận ra trong vòng hai phút.
Phần vấn đề là chỗ tổ chức địa phương có lợi thế lớn nhất so với tổ chức quốc tế, và cũng là chỗ người làm lâu trong ngành phát triển cộng đồng hay chấm rất gắt. Bạn có thể kể điều mình thấy tận mắt: số hộ trong xóm phải đi xa lấy nước, những buổi họp thôn phụ nữ không lên tiếng, dữ liệu từ trạm y tế xã. Một đoạn như vậy thường thuyết phục hơn ba đoạn dẫn báo cáo quốc gia. Tất nhiên số liệu phải có nguồn, và nếu là quan sát của tổ chức thì ghi rõ là quan sát, đừng làm tròn thành thống kê.
Khung kết quả là chỗ người viết mới hay rối nhất. “Tổ chức 10 lớp tập huấn” là hoạt động. “300 phụ nữ được tập huấn” là đầu ra. “Phụ nữ tham gia ra quyết định chi tiêu trong hộ nhiều hơn” mới là kết quả. Người chấm muốn thấy bạn hiểu khoảng cách giữa “đã làm” và “đã thay đổi”, và bạn có cách đo khoảng cách đó.
Ngân sách thì mình khuyên làm song song với phần hoạt động, không để cuối. Mỗi dòng ngân sách phải chỉ ra được nó phục vụ hoạt động nào. Nếu quỹ có mẫu ngân sách riêng, dùng đúng mẫu, đúng đơn vị tiền tệ, đừng tự chế.
#3 Những phần ít được đọc kỹ, nhưng thiếu thì trượt
Phần năng lực tổ chức, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch bền vững, chính sách bảo vệ trẻ em hay phòng chống lạm dụng thường không được đọc từng chữ. Nhưng chúng là điều kiện cần. Thiếu một tài liệu bắt buộc, nhiều quỹ loại hồ sơ ngay vòng hành chính mà không đọc phần nội dung.
Với phần rủi ro, đừng viết kiểu liệt kê cho có (“rủi ro thời tiết, rủi ro chính sách”). Chọn hai ba rủi ro thật, nói nó có thể xảy ra thế nào ở địa bàn của bạn và bạn sẽ làm gì. Với phần bền vững, người chấm đã đọc quá nhiều câu “cộng đồng sẽ tiếp tục duy trì mô hình”. Nói cụ thể ai, bằng nguồn lực nào, và dự án làm gì để chuẩn bị cho việc đó. Ví dụ, nhóm tiết kiệm thôn sẽ tự thu phí thành viên để trả cho người ghi sổ, và dự án dành sáu tháng cuối để kèm người ghi sổ đó làm một mình. Một câu như vậy đáng giá hơn cả trang hứa hẹn chung chung.
#4 Bị giới hạn trang thì cắt gì
Gần như quỹ nào cũng giới hạn số trang hoặc số chữ. Khi phải cắt, mình có thứ tự riêng: cắt lịch sử tổ chức trước, rồi cắt phần lý thuyết dài dòng, rồi gộp các hoạt động nhỏ thành nhóm. Thứ cuối cùng mình động vào là phần vấn đề ở địa bàn và khung kết quả.
Người mới vào nghề thường muốn kể hết những gì tổ chức đã làm được trong mười năm. Mình hiểu cảm giác đó. Nhưng người chấm chỉ cần biết bạn đủ năng lực làm đúng dự án này, nên ba dự án liên quan nhất là đủ.
Một lựa chọn khác mình hay phân vân: viết bằng tiếng Anh ngay từ đầu, hay viết tiếng Việt rồi dịch. Viết tiếng Việt trước giúp cả nhóm cùng góp ý, nhất là cán bộ thực địa. Viết thẳng tiếng Anh thì câu chữ tự nhiên hơn, ít mùi dịch. Mình thường làm dàn ý và phần vấn đề bằng tiếng Việt với nhóm, rồi một người viết tiếng Anh xuyên suốt cho đồng giọng.
#5 Trước khi bấm nộp
Đưa đề xuất cho một người không tham gia viết đọc trong mười lăm phút, rồi hỏi họ: dự án này làm gì, cho ai, thay đổi gì. Nếu họ trả lời được, phần tóm tắt và khung kết quả của bạn đã ổn. Nếu họ ngập ngừng, bạn biết phải sửa chỗ nào.
Rồi kiểm tra lần cuối những thứ rất đời thường: tên file đúng yêu cầu, đủ chữ ký, ngân sách cộng đúng, tỷ giá ghi rõ, nộp trước hạn ít nhất một ngày vì cổng nộp hồ sơ hay quá tải giờ chót. Mình đã từng mất một cơ hội chỉ vì cổng nộp treo đúng lúc 23 giờ 40 phút. Từ đó mình không bao giờ nộp vào ngày cuối nữa.
