Nghề thủ kho là một công việc đã có từ lâu đời và mỗi thời kỳ cách thức quản lý và nhiệm vụ của thủ kho có phần khác biệt. Cho đến giai đoạn ngày nay thì vai trò của thủ kho trong các doanh nghiệp ngày càng được nhấn mạnh tầm quan trọng. Bởi họ thực hiện nhiệm vụ trông giữ kho hàng. Vậy cụ thể công việc của thủ kho là gì?
Thủ kho là gì? Có những yêu cầu nào?
Thủ kho là người quản lý kho hàng từ khâu vận chuyển hàng đến kho cho đến khi xuất đi. Họ chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho. Vì lẽ này nên nhiều người nhầm tưởng rằng thủ kho giống như bảo vệ nhưng thực chất vai trò của 2 vị trí này khác nhau. Cụ thể bảo vệ chỉ là người đảm bảo an ninh cho kho hàng. Và nhiệm vụ của thủ kho cũng khác hẳn với kế toán kho.
Nhìn chung nghề thủ kho không quá khắt khe về yêu cầu chuyên môn nhưng các bạn cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản về năng lực quản lý và quan sát. Bên cạnh đó là yêu cầu từ bằng trung cấp trở lên ở các ngành như kinh tế, kế toán, thương mại và sử dụng thành thạo vi tính văn phòng. Ngoài ra, một số doanh nghiệp đòi hỏi người thủ kho có kinh nghiệm ít nhất là 1 năm và am hiểu về quản lý hàng hóa, quy trình xuất nhập kho.
Đặc biệt, thủ kho cần có tính cách tỉ mỉ, cẩn thận để thống kế số liệu chính xác về hàng hóa và đảm bảo về chất lượng. Đồng thời cần có tính cách nhạy bén, trung thực để làm việc với các bộ phận liên quan đến việc cung ứng hàng, trung thực báo cáo với cấp trên về tình hình hàng hóa trong kho để kịp thời xử lý khi có sự cố xảy đến.
Công việc của thủ kho là gì?
Chúng ta thường nghĩ rằng việc quản lý kho hàng sẽ rất nhàn nhã vì chỉ cần giám sát kho. Nhưng thực tế công việc phải làm rất nhiều và họ đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng như sau:
Thực hiện thủ tục xuất/nhập hàng: Kiểm tra chứng từ, đơn hàng các yêu cầu về xuất/nhập hàng theo quy định. Theo dõi việc xuất/nhập hàng, ghi phiếu và lưu trữ vào phần mềm quản lý. Chuyển các chứng từ cho các bộ phận liên quan và báo cáo với cấp trên.
Theo dõi hàng tồn kho: Giám sát việc vận chuyển hàng tồn kho và đảm bảo có định mức tối thiểu. Nếu số lượng hàng hóa có sự biến động thì phải báo cáo với cấp trên để thay đổi định mức hàng tồn kho ở định mức tối thiểu phù hợp.
Thực hiện thủ tục đặt hàng: Làm thủ tục, lập phiếu yêu cầu mua hàng và nhập đơn hàng. Theo dõi quá trình mua hàng và nhập hàng.
Sắp xếp hàng hóa: Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp hàng hóa trong kho theo đúng quy định. Đồng thời lập sơ đồ và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi về cách bố trí hàng hóa. Sắp xếp đúng vị trí và không để bị đổ vỡ hay hư hỏng.
Đảm bảo tiêu chuẩn an toàn: Hàng hóa trong kho cần được bảo quản kỹ lưỡng đúng quy trình chất lượng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Tuân thủ các nguyên tắc về phòng cháy nổ, kiểm tra định kỳ kệ hàng để không bị gãy đổ.
Thủ kho giỏi cần có những tố chất nào?
Để trở thành một thủ kho giỏi không đơn thuần là thực hiện tốt công việc ghi chép số liệu hàng hóa mà chúng ta cần phải rèn luyện một số kỹ năng cơ bản như sau:
Khả năng tiếp thu nhanh: Như chúng ta đã biết, việc quản lý công việc trong thời đại công nghệ như hiện nay rất cần các phần mềm hỗ trợ. Do vậy, người thủ kho cần có khả năng tiếp thu nhanh có phần mềm ứng dụng trong việc quản lý đơn từ. Đặc biệt, khi có những thay đổi về tình hình hoạt động doanh nghiệp thì các thủ kho phải kịp thời nắm bắt và phổ biến cho các thành viên.
Kỹ năng giao tiếp: Tính chất công việc của thủ kho sẽ thường xuyên tiếp xúc với các bộ phận như kinh doanh, sản xuất, kỹ thuật, công nhân… Vì vậy, chúng ta phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để thể hiện tinh thần hợp tác và sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp: Sắp xếp hàng hóa theo quy định là việc cơ bản cần nắm nhưng một thủ kho giỏi còn linh hoạt trong việc tổ chức và bố trí các loại hàng theo một trình tự logic, khoa học. Họ am hiểu đặc tính của các loại hàng để điều chỉnh nhiệt độ sao cho phù hợp.
Bài viết đã tổng hợp những vấn đề liên quan đến nghề thủ kho và hàng ngày công việc của thủ kho là gì. Với những yêu cầu cơ bản như trên thì hi vọng có thể giúp các bạn tham khảo công việc này tại nhiều doanh nghiệp khác nhau.
